マンションの権利書について！紛失時の対処法も解説

マンションの売却を検討し始めたものの、「権利書がどこにあるか見当たらない」「そもそもどのような書類なのかよくわからない」と不安を抱えてお悩みではありませんか。
権利書は、所有者を証明する大切な書類であるため、必要となる手続きの直前に紛失へ気づいた場合、スムーズな売却活動に大きな遅れが生じるリスクがあります。
本記事では、マンション権利書の現在の取り扱いや提出が必要となるケースをはじめ、万が一紛失してしまった場合の注意点と対処法について解説します。
これから大切なマンションの売却を失敗なく、滞りなく進めていきたいとお考えの方は、ぜひご参考になさってくださいね。

マンションの権利書とは？

マンション権利書には主に、不動産の所有者を証明する大切な役割があります。
まずは、マンション権利書の正式名称や、現在の制度について解説します。

正式名称は登記済権利証

一般的にマンションの権利書と呼ばれる書類は、正式には登記済権利証という名称です。
これは、法務局で所有権移転登記などが完了した際、登記名義人へ交付されていた書面です。
登記名義人とは、登記簿に所有者として記録されている方を指し、売却時にも重要な確認対象となります。
また、従来の権利書には登記済の朱印が押されており、紙の原本を保管することに意味がありました。
そのため、マンションを取得した事実や、所有者本人であることを示す資料として扱われています。
購入時の書類一式と一緒に保管されていることも多いため、売却準備の際は最初に確認しておきましょう。

現在は登記識別情報へ

ただし、2005年の法改正により、現在は紙の権利書が新しく発行されることはありません。
行政手続きのオンライン化に伴い、登記済権利証の代わりに登記識別情報が発行されるようになりました。
登記識別情報とは、所有者の確認に使う12桁の英数字の符号を指します。
登記完了時には、登記識別情報通知という書面で、この符号が通知される仕組みです。
不動産や名義人ごとに個別に発行されるため、共有名義の場合はそれぞれの管理が必要です。
なお、第三者に知られると悪用の恐れもあるため、目隠しシールなどは手続き時まで開封せず保管しましょう。

過去の権利書も現在有効

法改正前に交付された登記済権利証も、現在有効な書類としてそのまま利用できます。
昔の紙の権利書を持っている場合でも、新しい登記識別情報へ交換する手続きはありません。
したがって、マンションの取得時期によって、紙の権利書を持つ方と登記識別情報を持つ方にわかれます。
どちらも売却時には、本人確認や意思確認のために使われる大切な書類です。
名称は異なりますが、同じ目的で扱われると理解しておくと、売却準備も落ち着いて進められるでしょう。
もし、判断に迷う場合は、登記済や識別情報といった表記を手がかりにしながら、専門家へ相談すると安心です。

▼この記事も読まれています
ローン残債があったとしても売却OK！抵当権対応と3つの解決法

マンションの権利書が必要となるケース

前章では、権利書の定義について述べましたが、実際に使用するタイミングは限られています。
ここでは、マンション権利書が必要となる主なケースについて解説します。

売却時の所有権移転登記

もっとも代表的なのは、マンションを売却し、買主へ名義を移す所有権移転登記をおこなう場面です。
これは、不動産の所有者が変わった事実を、法務局の記録に反映させる手続きを指します。
売主と買主が共同で申請するため、双方の意思を確認する資料が欠かせません。
そのため、売主は本人が真の所有者であり、売却に同意していることを示す必要があります。
取得時に交付された権利書や登記識別情報は、この確認を進めるための重要資料として役立ちます。
決済当日は、司法書士が必要書類や本人確認をおこなうため、早めに保管場所を確認しておくと安心です。

住宅ローンの抵当権設定

次に権利書が必要となるのは、住宅ローンを組む際や借り換え時の抵当権設定登記です。
抵当権とは、返済の担保として金融機関がマンションに設定する権利を指します。
この登記によって所有者が変わるわけではありませんが、不動産に大切な権利を設定する手続きです。
そのため、金融機関や法務局は、所有者本人が担保の提供に同意しているかを慎重に確認します。
また、ローンの借り換えでは既存の抵当権を外し、新しい金融機関の抵当権を設定する流れが一般的です。
この新たな設定手続きでも、マンションの権利書や登記識別情報が求められるケースがあります。

相続時の不動産名義変更

相続に伴って名義を変更する相続登記では、原則として権利書の提出は不要とされています。
これは、亡くなった方の名義から、相続人の名義へ不動産の記録を変更する手続きです。
売買とは異なり、相続は死亡によって権利が移るため、主に戸籍謄本や遺産分割協議書で確認します。
ただし、登記簿上の住所と死亡時の住所のつながりが確認しにくい場合は注意が必要です。
引っ越しなどで古い住所記録が残っていないと、同一人物であることを補う資料として権利書を使うことがあります。
必ず求められるわけではありませんが、将来に備えて相続人にもわかる形で保管場所を整理しておきましょう。

▼この記事も読まれています
不動産売却における媒介契約とは？メリットや注意点をご紹介

マンション権利書を紛失した際の注意点と対処法

ここまで、権利書の必要性を解説しましたが、紛失に備えて対処法を知っておくことも大切です。
最後に、マンション権利書を紛失したときの注意点について、解説します。

権利書の再発行は不可

まず大前提として押さえておきたいのは、権利書や登記識別情報は理由を問わず再発行できない点です。
引っ越し時に紛失した場合や、保管場所を忘れてしまった場合でも、法務局から同じものを再交付してもらうことはできません。
現在の登記識別情報も同様で、12桁の符号がわからなくなった際には、慎重な対応が必要です。
つまり、マンションの権利書は、一度失うと元には戻せない重要書類として認識しておく必要があります。
ただし、紛失しただけで所有権がなくなるわけではないため、慌てず状況を確認しましょう。
保管する際は、実印や印鑑証明書とは別の場所に分け、安全に管理できる場所へ置いておくと安心です。

手続きの手間と費用増加

一方で、万が一権利書を紛失しても、マンションの所有権そのものを失うわけではありません。
所有者は、法務局の登記記録によって確認されるため、書類の有無だけで権利が消えることはないのです。
しかし、売却などの登記手続きでは、本人確認を補うための代替手段が必要になります。
司法書士などが面談や公的書類の確認をおこない、本人確認情報を作成する方法が代表的です。
この方法は、専門家の作業がくわわるため、通常より手続きの時間や費用が増える傾向にあります。
また、必要に応じて事前通知制度や、登記識別情報の失効申出を検討するケースもあります。

決済に間に合わない恐れ

なかでも注意したいのは、売却の決済日直前になって、書類の紛失に気づくケースです。
決済日とは、買主から代金を受け取ると同時に、物件を引渡す大切な日を指します。
この日に所有権移転登記を進める必要があるため、権利書がない場合は代替手段を急いで準備しなければなりません。
しかし、司法書士による本人確認情報の作成には、面談や書類確認などに一定の時間がかかります。
公証役場での確認などを利用する場合でも、事前の日程調整が必要になるでしょう。
そのため、売却を考え始めた段階で権利書や登記識別情報の所在を確認し、見当たらない場合は早めに相談することが大切です。

▼この記事も読まれています
住みながら家を売るには？失敗しないための3つの基本戦略

まとめ

マンションの権利書は、所有者を示す重要書類で、現在は12桁の登記識別情報が発行されています。
売却時の所有権移転登記や、住宅ローンの抵当権設定など、本人の意思確認が必要な手続きで使います。
権利書は再発行できませんが、紛失時は代替手続きが可能なため、早めに専門家へ相談しましょう。